Oman sähköpostiosoitteen hankkiminen (email hosting)

LauriVerkkosivut yritykselle0 Kommenttia

Email Hosting Palvelut

Jaa tämä artikkeli

Edellisessä artikkelissa käsiteltiin webhotelleja ja niiden valintakriteereitä omien kotisivujen tarpeisiin. Tällä kertaa käydään läpi, kuinka hankitaan omalle verkkotunnukselle (domain) sähköpostiosoite ja minkälaisia vaihtoehtoja on olemassa.

Jokainen varmasti haluaa vastahankitulle verkkotunnukselle siihen liittyvän sähköpostiosoitteen. Monille nimenomaan sähköposti on se syy hankkia oma verkkotunnus. Itsekin hankin ensimmäisen verkkotunnukseni aikoinaan vain saadakseni sähköpostiosoitteeni muotoon etunimi@sukunimi.net.

Yrityksille sähköpostiosoitteiden nimeäminen oman verkkotunnuksen mukaisesti on erityisen tärkeää, sillä se lisää merkittävästi uskottavuutta. Vai kuinka paljon itse luottaisit yritykseen, jonka sähköpostiksi olisi merkitty etunimi.sukunimi79@gmail.com tai esimerkkiyritys2@hotmail.com?

Kuinka sähköposti toimii?

Oppiminen on hyödyllistäLähestytään asiaa taas perusteiden pintaraapaisulla, jotta kokonaisuuden ymmärtäminen olisi helpompaa. Samalla tavalla kuin webhotellikin, sähköpostilaatikko on todellisuudessa palvelin (mailserver). Sähköpostipalvelin ottaa vastaan sähköpostiviestejä ja säilyttää niitä omalla kiintolevyllään.

Sähköpostisovellus on ohjelma, jolla luetaan ja lähetetään sähköposteja. Sovellus voi olla tietokoneella (esim. Microsoft Outlook), puhelimessa (esim. iOS Mail) tai sijaita vaikkapa samalla tietokoneella kuin varsinainen sähköpostipalvelin. Silloin kun sovellus sijaitsee palvelimella ja sitä käytetään selaimella (esim. Google Chrome), puhutaan yleisesti webmailista. Eräs tunnetuimmista ilmaisista webmail-palveluista on Googlen Gmail.

Sähköposti lähetetään sähköpostisovelluksella hyödyntäen yleensä SMTP-protokollaa (Simple Mail Transfer Protocol). Vastaanottajan sähköpostipalvelin, jonne viesti toimitetaan, selvitetään nimipalvelinten MX-tietuiden (mail exchange record) avulla. Mikäli nimipalvelimet eivät toimi tai niille on syötetty väärät tiedot, viesti ei mene perille. Aikanaan postin vastaanottaja lataa sähköpostiviestin omalle laitteelleen hyödyntäen jotain sopivaa protokollaa (esim. POP eli Post Office Protocol tai IMAP eli Internet Message Access Protocol) tai lukee sen selaimelta webmail-sovelluksen avulla.

Viestejä säilytetään sähköpostipalvelimella, kunnes käyttäjä poistaa ne sieltä, joten yksi rajoittavimmista tekijöistä sähköpostipalveluissa on sähköpostilaatikoiden koko, eli kuinka paljon posteja mahtuu palvelimelle, ennen kuin niitä on pakko poistaa.

Sähköpostin uudelleenohjaus on halpa, mutta kömpelö vaihtoehto

Halvin ja periaatteessa helpoin tapa ottaa käyttöön oman verkkotunnuksen mukainen sähköpostiosoite on tehdä uudelleenohjaus. Tässä ratkaisussa nimi@esimerkkiyritys.com -sähköpostiosoitteella ei ole omaa sähköpostipalvelinta lainkaan. Sen sijaan käytetään edelleen jo olemassa olevaa sähköpostiosoitetta, esimerkiksi etunimi.sukunimi@gmail.com.

Sähköpostien uudelleenohjauspalvelu (email forwarding) on todellisuudessa erillinen sähköpostipalvelin, jonka tehtävänä on ainoastaan lähettää sähköpostit eteenpäin toiseen osoitteeseen. Nimipalvelimien MX-tietueita käsketään lähettämään kaikki nimi@esimerkkiyritys.com -osoitteeseen saapuvat postit uudelleenohjauspalvelulle, joka puolestaan lähettää ne edelleen osoitteeseen etunimi.sukunimi@gmail.com.

NameCheap tarjoaa heiltä hankittuihin verkkotunnuksiin ilmaisen sähköpostien uudelleenohjauksen. Samankaltaisen palvelun tarjoaa myös MailGun ja ImprovMX. Jos tarvitsee monimutkaisempia uudelleenohjauksia, voi valita jonkin maksullisen palvelun kuten esimerkiksi Pobox.

Sähköpostiosoitteen toteuttaminen uudelleenohjauksilla aiheuttaa joitain ongelmia. Suurin ongelma on se, että joudut edelleen käyttämään vanhaa olemassa olevaa osoitetta sähköpostien lähettämiseen. Sähköpostin teknisistä ratkaisut mahdollistavat sen, että sähköpostia voidaan lähettää toisen osoitteen nimissä. (Gmail tarjoaa tähän jopa valmiin ratkaisun.) Luotettavuuden ja tietoturvan näkökulmasta ainakin itse toivoisin, että maailma siirtyisi vauhdilla aikakauteen, jossa kuka tahansa ei voi lähettää minkä tahansa sähköpostiosoitteen nimissä viestejä muille.

Tilava postilokero omalle sähköpostiosoitteelle on paras ratkaisu

Tilava sähköpostilaatikkoOmalla verkkotunnuksella nimetyn sähköpostiosoitteen hankkimiseen järkevin ja paras ratkaisu on vuokrata postilaatikko joltain palveluntarjoajalta. Vaihtoehtoisena tapana on luoda itselleen postilaatikko vuokrapalvelimen avulla, mutta silloin täytyy osata asentaa ja ylläpitää omaa sähköpostipalvelinta.

Jokaisella sähköpostipalveluntarjoajalla on omat ohjeet siitä, kuinka nimipalvelinten MX-tietueet tulee asettaa, joten yleispätevien ohjeiden tekeminen on mahdotonta. Periaatteellisesti toimenpide on kuitenkin aina samankaltainen.

Suositeltavaa on valita palveluntarjoaja, jolla on myös jokin webmail-sovellus käytössä. Tällöin postien lukeminen ja lähettäminen onnistuu varmasti miltä tahansa tietokoneelta.

Lähes jokainen yritys, joka kauppaa webhotelleita, tarjoaa myös sähköpostilaatikoita. Ne saattavat toisinaan olla jopa kytköksissä toisiinsa, eli webhotellin mukana tulee jonkin kokoinen tila sähköposteja varten ja siihen saa liittää ennalta sovitun määrän sähköpostiosoitteita. Jälleen kerran pakettiratkaisu ei ole todennäköisesti halvin. Joko webhotellin mukana tulee liian vähän tilaa tai siihen saa liittää liian vähän sähköpostiosoitteita.

Sähköpostipalveluita vertaillessa täytyy olla selvillä siitä, kuinka monta osoitetta tarvitaan ja kuinka paljon tilaa uskoo tarvitsevansa. On myös hyvä pohtia, onko mahdollista, että osoitteita tai tilaa tarvitaan tulevaisuudessa enemmän ja minkälainen hintalappu kapasiteetin kasvattamiselle muodostuu. Vanhojen sähköpostien siirtäminen uuteen järjestelmään voi olla hankalaa tai jopa mahdotonta, joten palveluntarjoajien hyväksi havaitsema keino on kalastella asiakkaat halvoilla hinnoilla mukaan ja rahastaa aikanaan asiakkaan tarpeiden kasvaessa.

Mistä sähköpostipalvelut kannattaa hankkia?

Sähköpostilaatikko kannattaa hankkia sellaiselta luotettavalta palveluntarjoajalta, jossa hinta ja laatu kohtaavat omien tarpeiden kanssa järkevästi. Turhasta ei kannata maksaa, mutta toisaalta ei kannata hankkia ratkaisua, joka käy välittömästi pieneksi ja muuttuu laajentamisen myötä kalliiksi.

Alla on lueteltu muutamia tunnettuja ja vähemmän tunnettuja palveluja, joiden avulla saa hankittua omalle verkkotunnukselle sähköpostiosoitteen. Itse olen valinnut omaksi palveluntarjoajakseni MX Routen, koska sen hinnoittelu perustuu pelkästään sähköpostilaatikon kokoon. Saan yhdellä tuotteella toteutettua sähköpostiosoitteen kaikille verkkotunnuksilleni.

Google GSuite

gsuite.google.fi

Google ei taida esittelyjä kaivata. Pyrin välttämään ilmiselvien palveluntarjoajien käsittelyä blogiartikkeleissani, mutta teen tässä tilanteessa poikkeuksen.

Gmail on eräs maailman suosituimmista ilmaisista sähköpostipalveluista, mutta harvempi tietää, että Gmailin voi ottaa käyttöönsä myös omalle verkkotunnukselleen. Aiemmin palvelu tunnettiin nimellä Google Apps for Work ja Google Apps for Business. Pienyrityksille tarjottiin ilmaisversiota, jota itsekin käytin joskus vuonna 2010, mutta ilmaisversiosta luovuttiin vuoden 2012 loppupuolella.

Nykyään palvelu tunnetaan GSuite-nimellä. Se sisältää sähköpostipalvelujen lisäksi myös kaikki muut Googlen toimistosovellukset. Jos haluaa valita yrityksensä digitoimiston toteuttajaksi Googlen, GSuite tarjoaa kaiken tarvittavan 8€ työntekijäkohtaisella kuukausihinnalla. Yhden työntekijän vuosihinnaksi muodostuu siis 96€, mikä pelkästä sähköpostipalvelusta on mielestäni liian paljon. Hintaan sisältyy kuitenkin muun muassa rajattomasti pilvitallennustilaa ja kaikki tarvittavat yleisimmät toimistosovellukset, joten tuote on varmasti monelle pienyrittäjälle erinomainen hinta-laatusuhteeltaan.

Zoho Mail

www.zoho.com/mail/

Zoho on ”köyhän miehen Google”. Zoho Corporation on vuonna 1996 Yhdysvalloissa perustettu yritys, jonka pääkonttori sijaitsee tätä nykyään Intiassa. Aiemmin yritys tunnettiin AdventNet-nimellä, mutta vuonna 2009 se uudelleennimettiin Zohoksi.

Zoho selvästi kilpailee Googlen GSuiten kanssa, koska se tarjoaa samanlaisia digitoimistotyökaluja. Sähköposti on eräs näistä palveluista. En ole perehtynyt Zohon tuotteisiin muuten kuin sähköpostin osalta, sillä se hyödyntää ilmaisuutta kilpailuvalttina.

Zoho tarjoaa sähköposti palveluja ilmaiseksi yhdelle verkkotunnukselle. Valitulle verkkotunnukselle voidaan luoda enintään 25 erinimistä sähköpostiosoitetta ja ne saavat jaetusti 5 gigatavua tilaa posteille. Tämä on erinomainen palvelu, jos tarvitsee sähköpostiosoitteita vain yhdelle verkkotunnukselle. Zohon maksulliset tuotteet häviävät mielestäni GSuitelle ominaisuuksissa, vaikka hinta onkin hivenen halvempi.

MX Route

www.mxroute.com

MX Route on pieni, kahden yhdysvaltalaisen vuonna 2013 perustama yritys, joka keskittyy vain yksinkertaisen sähköpostipalvelun tarjoamiseen. Löysin itse kyseisen palvelun puolivahingossa ja olen ollut todella tyytyväinen sen toimintaan.

MX Route hinnoittelee palvelunsa ainoastaan postilaatikon tilan mukaan. Hankittuun tilaan voi liittää rajoittamattoman määrän sähköpostiosoitteita niistä verkkotunnuksista, jotka itse omistaa. Tämä on erittäin hyödyllistä, jos työskentelee useiden verkkotunnusten parissa ja jokaiselle tarvitsee yhden tai useamman sähköpostiosoitteen. MX Route on hinnoitellut tuotteensa myös todella kilpailukykyisesti, mikäli tarvitun tilan määrä on alle 15 gigatavua. Halvimman vaihtoehdon valitsemalla saa 25 dollarin vuosimaksulla (2,1$ kuukaudessa) 5 gigatavua käyttöönsä. 15 gigatavun tila maksaa vuodessa 45 dollaria (3,75$ kuukaudessa).

MX Routen käytön haasteena on se, että palvelun käyttöön ottaminen ei ole helpoimmasta päästä. Palvelu on toteutettu hyödyntämällä CPanelia, jonka avulla sähköpostiosoitteet ja niiden käyttäjät luodaan. CPanelin käyttäminen sähköpostilaatikoiden luomiseen voi olla CPanel-ensikertalaiselle haastavaa ja sekavaa. Jos tarvetta ilmenee, voin joskus tulevaisuudessa kirjoittaa yksityiskohtaiset ohjeet aiheesta.

Flaskmail

www.flaskmail.com

Flaskmail ei ole palvelu, jota itse käyttäisin, mutta haluan esitellä sen, koska se voi olla todella hyödyllinen jollekulle. Flaskmail on ruotsalainen, vuonna 2016 perustettu sähköpostipalveluihin keskittyvä yritys. Sen kantavana liikeideana on tarjota käyttäjille helposti sähköpostiosoitteita omalla verkkotunnuksella. Kirjoitat vain nimesi ja sivusto esittelee parhaat vaihtoehdot uudeksi sähköpostiosoitteeksi. Jos jostain syystä haluaa siis välttää verkkotunnuksen hankkimisen erikseen ja nimipalvelimen asetuksien naputtelun, Flaskmail tekee kaiken sen puolestasi helposti ja vaivattomasti. Palvelun hintakin on riittävän halpa.

Minulla ei ole kuitenkaan kokemusta siitä, kuinka Flaskmail suhtautuu verkkotunnuksen siirtämiseen toiselle palveluntarjoajalle, joten suositukseni on aina ostaa ja hallinnoida verkkotunnusta itsenäisesti.

Jaa tämä artikkeli

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *